In den vergangenen Monaten ist Homeoffice in vielen Bereichen der Arbeitswelt schon fast zu etwas wie einem neuen Normalzustand geworden. Durch die Pandemie erlebt das Arbeiten von Zuhause eine regelrechte Blütezeit! Und auch wenn es in Zukunft sicherlich wieder möglich sein wird, in einem gemeinsamen Büro zu arbeiten, hat das Homeoffice einige entscheidende Vorteile:
- Mitarbeiter von überall auf der Welt können von ihrem Schreibtisch aus zusammenarbeiten
- Fahrtzeiten und -kosten zum Büro fallen weg
- Mitarbeiter können ihren Arbeitstag wesentlich flexibler gestalten
- Unternehmen sparen teure Bürokosten und können dieses Geld an anderer Stelle für sinnvolle Investitionen verwenden
Natürlich hat auch die Arbeit vor Ort einige entscheidende Vorteile, weshalb das Homeoffice den normalen Arbeitstag im Büro vermutlich nie vollständig ablösen wird. Dennoch ist es sehr wahrscheinlich, dass das Homeoffice ein elementarer Bestandteil des Vertriebs der Zukunft sein wird!
Es macht also Sinn, sich zu überlegen, wie die Arbeit aus dem Homeoffice möglichst effektiv gestaltet werden kann. Denn diese Überlegungen können bereits jetzt über wichtige Wettbewerbsvorteile auf dem Markt oder auch über den eigenen Karriereaufstieg innerhalb der Firma entscheiden.
Was ist also der Schlüssel für eine effektive Arbeit aus dem Homeoffice? Die Antwort liegt in einer guten Selbstorganisation.
Die Vorteile von guter Selbstorganisation im Homeoffice
Anders als im Büro gibt es im Homeoffice keinen Chef oder Teamleiter, der Ihnen über die Schulter schaut oder Sie zur Arbeit antreibt. Diesen Job müssen Sie im Homeoffice selbst übernehmen.
Dabei hat es auch einige Vorteile, sich selbst zu organisieren:
- Gute Selbstorganisation spart kostbare Zeit (mit dem gleichen Ergebnis), die Sie stattdessen mit Ihrer Familie verbringen können.
- Wer sich selbst organisieren kann, behält einen besseren Überblick über Aufgaben und Ziele und leidet daher seltener unter Stress oder Zeitdruck!
- Eine effektive Selbstorganisation sorgt für mehr Produktivität und meist bessere Ergebnisse, die wiederum einen Aufstieg innerhalb der Firma begünstigen.
Es lohnt sich also, sich mit den Themen Selbstmanagement und Selbstorganisation zu befassen. Denn selbst wenn ihr zukünftiger Arbeitsplatz weiterhin in einem Büro stattfindet, werden Ihnen viele der Tools aus dem Selbstmanagement auch dort helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen!
Unsere 7 Tipps für bessere Selbstorganisation
In den letzten Abschnitten haben wir bereits deutlich gemacht, warum gutes Selbstmanagement ausschlaggebend für den beruflichen Erfolg in der Zukunft sein wird. Jetzt werfen wir einen Blick auf die 7 größten Hebel, die Sie betätigen können, um sich selbst zukünftig optimal zu organisieren.
Tipp 1: Setzen Sie klare Ziele & schreiben Sie diese auf!
Wer sich mit dem Thema Selbstorganisation beschäftigt, wird um das Ziele setzen nicht herum kommen. Ziele geben uns klare Ergebnisse und eine Marschrichtung vor, die wir einschlagen müssen, um diese Ergebnisse zu erreichen. Das Fehlen von Zielen sorgt hingegen dafür, dass wir mehr oder weniger orientierungslos vor uns hinarbeiten.
Normalerweise übernimmt das Setzen von Zielen ein Chef oder Abteilungsleiter, der diese Ziele dann nur noch an seine Mitarbeiter weitergibt. Im Homeoffice kommt es jedoch häufig dazu, dass diese konkreten Zielvorgaben nicht mehr richtig kommuniziert werden. Aus diesem Grund ist es elementar, dass Sie sich eigene Ziele setzen. Diese können von Tageszielen, über Wochenziele bis hin zu langfristigen Monats- oder sogar Jahreszielen reichen. Ziele über diesen Rahmen hinaus machen meist keinen Sinn, da sich in der Zwischenzeit so viele Faktoren ändern können, dass das Ziel selbst oft obsolet wird.
Wichtig ist aber in jedem Fall, dass Sie sich Ihre Ziele aufschreiben! Die meisten Ziele scheitern nicht, weil sie zu hoch oder zu schwer erreichbar sind, sondern weil wir sie schlichtweg aus den Augen verlieren. Sich die eigenen Ziele aufzuschreiben und an einen Platz zu legen, wo man sie sehen kann, erhöht die Wahrscheinlichkeit der Erreichung dieser Ziele drastisch!
Weiterhin kann es hilfreich sein, große bzw. langfristige Ziele in kleinere Zwischenziele herunterzubrechen. Daraus ergeben sich Aktivitäten bis runter auf Tagesbasis. Auf diese Weise haben Sie immer das Gefühl, einen gewissen Fortschritt zu machen und kommen Ihrem großen (End-)Ziel Stück für Stück näher.
Tipp 2: Kenne den Unterschied zwischen Effektivität & Effizienz
Besonders wenn es zum Thema Zeitmanagement kommt, verrennen sich viele Leute, weil sie den Begriff völlig falsch verstehen. Es geht nicht darum, möglichst viel zu arbeiten und auch nicht darum, möglichst viel Arbeit in möglichst wenig Zeit zu erledigen. Der Trick besteht darin, die richtigen Dinge zu tun! Und genau das ist auch schon der entscheidende Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz.
Effizienz bedeutet, die eigenen Arbeitsabläufe so zu optimieren, damit in möglichst wenig Zeit möglichst viele Ergebnisse produziert werden können.
Im Gegensatz dazu die Definition von Effektivität:
Effektivität bedeutet, diejenigen Aufgaben zu finden, die von vorneherein mit dem geringsten Aufwand die meisten Ergebnisse bringen.
Effektivität heißt also, die richtigen Dinge zu tun. Ein gutes Praxisbeispiel dafür im Vertrieb sind Kundengespräche. Das ist nämlich die eine Tätigkeit, die am Ende für die Ergebnisse sorgt. Im Gegensatz dazu steht das Versenden oder Beantworten von E-Mails. Sie können diese Aufgabe zwar so effizient wie möglich gestalten (was durchaus sinnvoll ist), aber bessere Ergebnisse werden Sie dadurch nicht produzieren, weil Sie eben die falsche Tätigkeit machen.
Verstehen Sie uns an dieser Stelle bitte richtig: Manche E-Mails müssen eben beantwortet werden und können durchaus wichtig für einen Verkaufsabschluss sein. Dennoch werden Sie im Vertrieb auf Dauer wohl kaum erfolgreich sein, wenn Sie den ganzen Tag nur E-Mails versenden. Den größten Hebel auf Erfolg haben Sie bei den Gesprächen mit Ihren Kunden!
Tipp 3: Lernen Sie, „Nein“ zu sagen
Sich selbst gut zu organisieren, bedeutet auch, genau zu wissen, wo die eigenen Aufgabenfelder liegen. Häufig kommt es vor, dass Kollegen einen darum bitten, bestimmte Aufgaben von Ihnen zu übernehmen. Das kann manchmal Sinn machen, in vielen Fällen sorgt es allerdings nur dafür, dass Sie von Ihren eigentlichen Aufgaben abgelenkt werden.
Kommunizieren Sie ganz klar Ihren persönlichen Aufgabenbereich mit Ihren Kollegen und lehnen Sie Aufgaben konsequent ab, die nicht in diesen Bereich fallen. Auf diesen Weise wissen Ihre Kollegen genau, mit welchen Aufgaben sie zu Ihnen kommen können und mit welchen nicht und Sie bleiben in Ihrem Fokus.
Tipp 4: Setzen Sie Prioritäten
Besonders im Homeoffice kann es sehr schnell passieren, dass sich die Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Sie überhaupt nicht mehr wissen, was davon Sie als erstes angehen sollen. Genau hier hilft eine klare Priorisierung nach der Eisenhower-Methode.
Die Eisenhower-Methode funktioniert nach einer Einteilung in Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe. Wichtige To Do‘s sollten auf jeden Fall erledigt werden, da sie einen großen Beitrag zur Erreichung unserer Ziele leisten. Je nachdem, ob die wichtige Aufgabe dringend oder nicht dringend ist, sollte sie sofort erledigt oder für später eingeplant werden. Bei nicht wichtigen Aufgaben muss hingegen abgewogen werden, ob es wirklich Sinn macht, sie überhaupt zu bearbeiten. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben können meist getrost ganz vom Tisch genommen werden. Ist die To-Do hingegen dringend, sollten Sie schauen, ob Sie die Aufgabe irgendwie delegieren können, um mehr Raum für die wirklich wichtigen To Do’s zu schaffen.
Diese 4 Fälle lassen sich auch direkt aus der sogenannten Eisenhower Matrix ablesen.
Tipp 5: Arbeiten Sie nach Zeitplan
Das Arbeiten aus dem Homeoffice verleitet gerne dazu, dass deutlich länger gearbeitet wird, als das im Büro der Fall wäre. Zuhause mangelt es an festen Arbeitszeiten, während gleichzeitig ein Videomeeting auf das nächste folgt, sodass häufig einfach durchgearbeitet wird. Dabei bedeutet länger zu arbeiten nicht unbedingt auch bessere Ergebnisse!
Ganz im Gegenteil: Laut dem Parkinsons’schen Gesetz benötigen wir für eine Aufgabe umso länger, desto mehr Zeit wir uns dafür geben. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass wir Aufgaben deutlich schneller erledigen können, wenn wir uns einfach weniger Zeit dafür einplanen. Auf diese Weise steigert sich Ihre Produktivität, während Sie gleichzeitig mehr Freizeit haben.
Unser Tipp: Stellen Sie sich im Homeoffice (und auch im Büro) einen festen Timer für bestimmte Aktivitäten. Besonders beim Beantworten von E-Mails lohnt sich dieser Trick, weil Sie dadurch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, wie beispielsweise Kundengespräche oder die Vorbereitung auf Kundentermine haben.
Tipp 6: Richten Sie sich ein Arbeitszimmer ein
Der größte Nachteil des Homeoffices sind die zahlreichen Störfaktoren, die es schwierig machen, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Daher ist es bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden besonders wichtig, eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Das geht am besten durch ein eigenes Arbeitszimmer, in dem das private Smartphone und andere lästige Störteufel nichts zu suchen haben. In Kombination mit Tipp 5 können Sie auch ein Schild an die Außenseite Ihrer Tür hängen, sodass Familienmitglieder direkt wissen, wenn Sie sich gerade in einer fokussierten Arbeitsphase befinden. Vereinbaren Sie mit Ihrer Familie, dass Sie in diesen Phasen nur in einem absoluten Notfall gestört werden wollen.
Tipp 7: Multitasking gibt es nicht!
„Wenn du zwei Kaninchen gleichzeitig jagst, gehen dir beide durch die Lappen.“
- Russisches Sprichwort
Zu guter Letzt wollen wir an dieser Stelle noch mit dem Mythos des Multitaskings aufräumen. Besonders Frauen wird schließlich häufig nachgesagt, dass sie multitaskingfähig seien. Dabei weisen zahlreiche Studien der letzten Jahre darauf hin, dass weder Frauen noch Männer multitaskingfähig sind! Eine der Studien haben wir Ihnen beispielhaft hier verlinkt.
Für die Praxis bedeutet das: Versuchen Sie nicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Die Ergebnisse werden auf jeden Fall schlechter ausfallen, als wenn Sie sich jede Aufgabe einzeln vornehmen!
BONUS: Unsere Buchempfehlung für effektive Selbstorganisation!
Viele der Punkte, die wir in diesem Artikel angesprochen haben, kommen schlussendlich auf das Thema Gewohnheiten zurück. Sobald das Setzen von Prioritäten, das Aufschreiben von Zielen oder das Arbeiten nach einem Zeitplan zur Gewohnheit wird, werden diese Dinge auf einmal viel einfacher.
Das Buch „Die 1% Methode“ (im Original: Atomic Habits) von James Clear ist eines der besten Bücher über die Funktionsweise und den Aufbau von Gewohnheiten. Neben vielen interessanten Fakten zu Gewohnheiten an sich, dient das Buch auch als hervorragende Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Praxis.
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